เชื่อว่าหลาย ๆ คนคงเริ่มคุ้นเคยกับคำว่า Work from home มากขึ้น ซึ่งช่วยลดเวลาเดินทาง ไม่ต้องเผื่อเวลาตื่นเช้าฝ่ารถติดมาที่ทำงาน ลดการใช้พื้นที่สำนักงาน ทำให้ประหยัดงบประมาณได้หลายส่วน แต่หลาย ๆ คนได้ให้ความเห็นว่า การ Work from home นั้นดูเหมือนจะสบาย แต่จริง ๆ แล้วเหนื่อยกว่าเดิม เพราะต้องประชุมออนไลน์ทั้งวัน อยู่บ้านเหมือนทำงานตลอดได้เวลาโดยไม่มีเวลาเลิกงานชัดเจน ขาดสมดุลในการใช้ชีวิต ทำให้เกิดอาการ Burn out จากการทำงานที่บ้านได้

การ Work from home ปัจจุบันทำได้ง่ายขึ้นมาก แม้ว่าจะไม่เจอหน้ากันแต่ก็มีเทคโนโลยีต่าง ๆ มาสนับสนุนให้คนทำงานสามารถทำงานร่วมกัน สื่อสารกัน ได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น ทำให้การส่งต่อข้อมูลระหว่างกันจากหลายช่องทางทำได้รวดเร็วขึ้น ทั้งจากส่งข้อความ อีเมล โทรศัพท์  Virtual Meeting หรือ App ต่าง ๆ ฯลฯ ซึ่งบางครั้งอาจจะมากเกินไป รับไม่ไหว ทำให้เกิดอาการล้นทะลักของข้อมูล เหมือนกับได้รับข้อมูลอย่างท่วมท้นจากสายฉีดดับเพลิงนั่นเอง (Firehose Effect)

ซึ่งงานวิจัยจาก Forbes Communication Council ได้แนะนำ 5 เทคนิค หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่มากเกินไป ในช่วง Work from home

1. ลดการประชุมออนไลน์ (Virtual Meeting) ที่ไม่จำเป็น

สถานการณ์ปัจจุบันที่ต่างคนต่างทำงานที่บ้าน หลายทีมได้มีการนัดประชุมออนไลน์กันบ่อยมาก  เพื่อได้พูดคุย แลกเปลี่ยน อัพเดตกันแบบเห็นหน้า แต่การประชุมที่มากเกินไปกลับทำให้คนทำงานเกิดอาการเหนื่อยล้าหมดแรง (Zoom burnout) และไม่มีเวลาทำงานต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้น ทำให้เกิดความเครียดจากการทำงาน ส่งผลเสียต่อร่างกาย ดังนั้นการสื่อสารมีหลายวิธีและช่องทาง การประชุมออนไลน์ควรจะเลือกใช้ในวาระที่สำคัญและจำเป็นเท่านั้น

2. ตั้งใจอย่างเต็มที่เมื่อเข้าประชุม

บางครั้งเมื่อเราประชุมออนไลน์ที่บ้าน ก็จะรู้สึกสบาย ๆ เวลาที่ประชุมจึงไม่ค่อยจริงจังมากนัก อาจทำให้ใช้เวลาประชุมยาวนานออกไปได้ ดังนั้นเมื่อที่ต้องประชุม หากเราเข้าประชุมด้วยความเคารพและตั้งใจอย่างเต็มที่ ลดสิ่งรบกวนต่าง ๆ เช่น การกินขนมไปด้วย ก็จะทำให้การประชุมมีคุณภาพมากขึ้น

3. เคารพขอบเขตของเวลาการทำงาน

เนื่องจากการ Work from home เราจะทำงานอยู่ที่บ้าน และมีอุปกรณ์การทำงานทุกอย่างพร้อม ทำให้แยกชีวิตส่วนตัวกับการทำงานออกจากกันได้ยาก ซึ่งก็เหมือนเราใช้ชีวิตอยู่กับงานไปด้วยตลอดเวลา ดังนั้นเราจึงควรมีการกำหนดขอบเขตของงาน และเวลาทำงานชัดเจน และเคารพสิ่งที่เราได้กำหนดร่วมกัน เพื่อลดความตึงเครียด มีเวลาพักผ่อนและใช้ชีวิตส่วนตัวอย่างสมดุล

4. ลดการ (กระหน่ำ) ส่งข้อความ (หลักเลิกงาน)

บางครั้งเมื่อถึงเวลาเลิกงานแล้ว แต่เราก็อยากจะส่งต่อข้อมูลต่าง ๆ ที่ค้างคาอยู่ ซึ่งการส่งข้อความทั้งทางแชทนี้ จะทำให้ผู้รับรู้สึกว่ายังต้องรับข้อมูลการทำงานอย่างต่อเนื่อง และไม่ได้พักอย่างเต็มที่ ดังนั้นหากจำเป็นต้องส่งข้อความในระหว่างนั้น ควรทำให้สั้น กระชับและตรงเป้ามากที่สุด

5. ดูแลจัดการอีเมลภายในองค์กรให้เหมาะสม

ในการ Work form home ส่วนใหญ่คนทำงานมักจะได้รับอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน ซึ่งในสถานการณ์ COVID-19 ก็ทำให้มีอีเมลสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องของการดูแลป้องการโรค COVID-19 เพิ่มมามากมาย องค์กรควรพิจารณาข้อมูลที่ต้องการสื่อสารทางอีเมลให้เหมาะสม ไม่มากเกินไป หรือกำหนดใช้ชัดว่าอีเมลไหนบ้างที่จำเป็นต้องตอบกลับ

การ Work from home จะมีข้อดีและประโยชน์มากมาย หากเราสามารถรักษาสมดุลการทำงาน พร้อมกับการใช้ชีวิตส่วนตัวอย่างเหมาะสม ซึ่งการสื่อสารที่มากเกินไปอาจมีส่วนทำลายแรงจูงใจในการทำงานได้ ดังนั้นการศิลปะการสื่อสารอย่างเหมาะสม การสร้างความสัมพันธ์ และรับรู้เป้าหมายร่วมกัน จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ สร้างความผูกพันในงาน หากทำได้อย่างสมดุล

บทความจาก อาจารย์ฐิตา ภัทรวรวิศิษฏ์ (อ.ปุ๊)

Delighten Group

อ้างอิงจาก

Cord Hemelstein,. Five Tips To Avoid Over-Communicating With Your Remote Employees. 2020;. Forbes Communication Council

Brian Robinson. How To Mitigate The Harmful Effects Of Zoom Burnout. 2020;. Forbes careers